Früher verursachten persönliche Besprechungen – ob im kleinen Kreis oder im großen Meeting – oft erhebliche Reisekosten. Zusätzlich ging wertvolle Zeit für die An- und Abreise verloren, die an anderer Stelle im Unternehmen fehlte und letztlich die Effizienz beeinträchtigte.

Im digitalen Zeitalter gehören diese Herausforderungen weitgehend der Vergangenheit an. Dank internetbasierter Kommunikation können Meetings heute ortsunabhängig stattfinden – schnell, kostengünstig und mit minimalem Zeitaufwand. Selbst wenn sich die Teilnehmenden über verschiedene Kontinente verteilen, ist ein reibungsloser Austausch problemlos möglich.

Gerade international agierende Unternehmen profitieren davon enorm: Die Kommunikation zwischen Standorten lässt sich mit modernen Tools nicht nur deutlich günstiger, sondern auch wesentlich effizienter gestalten.

Welche Tools eignen sich für eine erfolgreiche Kommunikation im Business und sind einfach, kostenlos und komfortabel?

Variante 1: Skype

Die Telefonie- und Chat Software Skype wurde vom 2003 in Luxemburg gegründeten Unternehmen Skype Technologies entwickelt. Im Jahr 2003 ging die Plattform für Chats und Meetings an eBay. Im Jahr 2011 wurde Skype erneut verkauft. Aus den Interessenten Google, Microsoft und Facebook ging letztlich Microsoft als Sieger hervor. Bereits ein Jahr nach dem Erwerb von Skype stellte Microsoft den Support für den hauseigenen Dienst Windows Live Messenger ein.

Skype hat den Vorteil, dass für Meetings eine Konferenzschaltung für bis zu 25 Teilnehmer eingerichtet werden kann. Eingehende Anrufe können via Skype an eine klassische Mobilfunkrufnummer weitergeleitet werden. Außerdem sind Apps für mobile Endgeräte verfügbar, die von der Funktionalität her fast vollständig mit der Desktop-Version von Skype vergleichbar sind. Diese Apps sind sowohl mit Windows als auch mit Android, Symbian, MeeGo, Blackberry und Maemo sowie iOS nutzbar. Hinzu kommt, dass es von Skype auch eine Version gibt, die auf der PlayStation Portable läuft. Skype weist darüber hinaus eine Schnittstelle für die Kombination mit der virtuellen Telefonanlage Asterisk auf.

Variante 2: Google+ Hangouts

Die Google Hangouts entstand im Jahr 2013 als Zusammenführung der Funktionen der Plattformen und Dienste Google+ Messenger. Google Hangouts und Google+ Messenger. Die Meeting- und Chat Software Google+ Hangouts lässt sich mobil von Endgeräten mit den Betriebssystemen iOS oder Android nutzen. Für Desktop-Computer stehen die Google+ Hangouts als Webanwendung zur Verfügung.

Bei Videokonferenzen unterstützen die Google+ Hangouts bis zu zehn Teilnehmer. Alle anderen Konversationen können mit bis zu hundert Teilnehmern gleichzeitig geführt werden. Ein funktionelles Extra ist die gemeinsame Verwaltung von SMS, MMS und Textchats, die im Frühjahr 2014 eingeführt wurde. Die Speicherung der Verläufe erfolgt auf dem Server. Das hat den Vorteil, dass bei den Google+ Hangouts ein Gespräch auf einem Endgerät begonnen und auf einem anderen Endgerät an gleicher Stelle fortgesetzt werden kann.

Variante 3: GoToMeeting

GoToMeeting ist eine kommerzielle Software für Video- und Telefonkonferenzen. Sie lässt sich mit besonderen Schnittstellen in vorhandene Systeme einbinden. Eine Besonderheit von GoToMeeting ist, dass während der Videokonferenzen eigene Logos eingeblendet werden können. Bei Videokonferenzen bietet GoToMeeting HD-Qualität. In die mit GoToMeeting möglichen Videokonferenzen können je nach Version bis zu hundert Teilnehmer einbezogen werden. Dabei lassen sich die Online-Meetings bereits im Vorfeld planen.

Von der Funktionalität her hat GoToMeeting die Freigabe von Bildschirminhalten sowie eine Übergabe der Kontrolle über die Maus und die Tastatur zum Zwecke der Fernwartung eines Rechners zu bieten. GoToMeeting gibt es in zwei verschiedenen Versionen, die sich nach der maximalen Anzahl der Teilnehmer bei einer Telefonkonferenz unterscheiden.

Variante 4: Firefox Hello

Für die schnelle Kommunikation zwischendurch bietet sich auch die Funktion „Hello“ an, die von der Mozilla Foundation in die Version 35 des Browsers Mozilla Firefox integriert wurde. Der praktische Vorteil von Firefox Hello ist, dass der Anwender weder eine zusätzliche Software noch ein Nutzerkonto benötigt. Nachdem ein Chat per Mausklick gestartet wurde, braucht der Nutzer seinem Gesprächspartner nur einen Link zu schicken. Einmal gestartete Kommunikationen bleiben bei Firefox Hello gespeichert.

Die über Firefox Hello möglichen Videochats und Sprachanrufe werden mit der WebRTC-Technologie gesteuert. Das wiederum bedeutet, dass die Gesprächspartner gern auch die Browser Opera oder Google Chrome verwenden dürfen. Allerdings können Gespräche nur vom Browser Mozilla Firefox aus gestartet werden. Auch die Verwaltung der Kontaktlisten ist bei Firefox Hello nur vom Mozilla Firefox aus möglich.

Variante  5: Jitsi

Jitsi ist der Nachfolger des „SIP Communicator“, der im Jahr 2003 als LGPL-lizenzierte Software für das Instant Messaging auf den Markt gebracht wurde. Die Besonderheit von Jitsi ist, dass sich diese Telefonkonferenzsoftware mit allen Betriebssystemen kombinieren lässt, die eine Java-Laufzeitumgebung zur Verfügung stellen. Jitsi ergänzt die Telefonkonferenzen mit der Möglichkeit, den Teilnehmern auf dem eigenen Desktop angezeigte Inhalte zugänglich zu machen. Jitsi bringt eine vollständige Unterstützung für das Protokoll IPv6 mit und ermöglicht auch Provisioning. Außerdem beherrscht Jitsi gängige Codecs wie GSM, Speex, SILK und H.264. Ein Datentransfer ist bei Jitsi sowohl über Google Talk als auch über Jingle möglich. Komfortabel wird Jitsi ergänzend dadurch, dass mit dieser Meetingsoftware auch Anrufe über Yahoo getätigt werden können.

Variante  6: Ekiga

Die Telefonie- und Chatsoftware Ekiga wurde im Jahr 2000 veröffentlicht. Damals verwendeten die Entwickler unter der Führung von Damien Sandras noch die Bezeichnung GnomeMeeting. Die mit GPL-Lizenz kostenlos erhältliche Software ist für Unix-ähnliche Betriebssysteme entwickelt worden, ist inzwischen aber auch in einer speziellen Version für Windows erhältlich. Ekiga zeichnet sich ebenfalls durch die Unterstützung gängiger Codecs und Übertragungsverfahren aus. Dazu gehören neben H.264, H.323, Speex, CELT und Theora. Ekiga ist mit der virtuellen Telefonanlage Asterisk sowie mit Kamailio kompatibel. Der Vorteil ist, dass es für Ekiga ein Online-Handbuch gibt.

Variante 7: TeamViewer

Der TeamViever ist eine sehr komplexe Clientsoftware, die außer für Telefonkonferenzen und Videokonferenzen auch bei der Fernwartung sehr nützlich ist. Die für den privaten Gebrauch kostenfreie und für die gewerbliche Nutzung kostenpflichtige Software TeamViewer wird von Firewalls, Proxy-Server und die Anwendung der VPN-Technologie nicht beeinträchtigt. Die Versionen mit vollem Funktionsumfang sind für die Betriebssysteme Windows, Linux und OS X erhältlich. Die portablen (vom USB-Stick aus startbaren) Versionen sind aktuell für Mac OS X noch nicht verfügbar.

Die Software TeamViewer ermöglicht es, dem Partner auch die Tastatur- und Maussteuerung auf dem eigenen Rechner zu überlassen. Die Datenübertragung erfolgt mit einer AES- und RSA-Verschlüsselung auf der Basis eines Schlüsseltauschs mit Echtheitszertifikat.

Variante 8: TeamSpeak

Die Software TeamSpeak wurde erstmals 2001 veröffentlicht und ist auf sprachbasierte Onlinekommunikation spezialisiert. Seit Version 3 basiert sie auf der Programmiersprache C++ und erfordert eine Installation sowohl auf Server- als auch auf Client-Seite. Unterstützt werden gängige Betriebssysteme wie Windows, Linux, FreeBSD sowie macOS, Android und iOS.

Ein großer Vorteil von TeamSpeak liegt im geringen Ressourcenverbrauch. Ursprünglich für Online-Gamer entwickelt, läuft die Anwendung unauffällig im Hintergrund. Mikrofon und Lautsprecher lassen sich per Tastendruck steuern, was eine flexible und effiziente Kommunikation ermöglicht. Besonders für Teams, die über längere Zeit ortsunabhängig zusammenarbeiten, ist diese Lösung gut geeignet.

Unabhängig vom gewählten Tool ist eine sorgfältige Vorbereitung entscheidend für erfolgreiche Online-Meetings. Datenschutz spielt dabei eine zentrale Rolle: Der Desktop sollte aufgeräumt, unnötige Programme geschlossen und störende Benachrichtigungen deaktiviert werden. Auch ein ordentlicher Hintergrund im Kamerabild trägt zu einem professionellen Eindruck bei.

Bei der Terminplanung sind insbesondere internationale Zeitverschiebungen zu berücksichtigen. Es empfiehlt sich, Teilnehmerlisten und relevante Unterlagen im Vorfeld bereitzustellen. Klare Verhaltensregeln sowie sichtbare Namenskennzeichnungen erleichtern zusätzlich die Orientierung und Kommunikation.

Ein gelungener Start in die Videokonferenz umfasst eine freundliche Begrüßung und kurzen Smalltalk, um die Atmosphäre aufzulockern. Während des Meetings ist es wichtig, deutlich und langsam zu sprechen – besonders bei internationalen Teilnehmern. Inhalte sollten regelmäßig zusammengefasst werden, um das Verständnis zu sichern.

Zum Abschluss sollte ein prägnantes Fazit stehen, das zeitnah in Form eines Protokolls an alle Beteiligten versendet wird.