Der Umgang mit E-Mails kann auf einfache Weise optimiert werden

Immer größere Teile der Kommunikation werden heute per E-Mail abgewickelt. Sie haben den Vorteil, dass sie binnen weniger Minuten zugestellt werden und (noch) kostenlos verschickt werden können. Das verleitet natürlich dazu, jede noch so winzige Information als E-Mail zu versenden. Die Folge ist eine riesige Flut an Nachrichten im digitalen Briefkasten. Bei Studien wurde herausgefunden, dass jeder Arbeitnehmer im Durchschnitt mehr als 100 Mails pro Tag bekommt.

Die Bearbeitung kostet Zeit. Und genau diesen Aufwand können Sie reduzieren, indem Sie beispielsweise eine meiner Dienstleistungen nutzen und die Antworten auf Ihre E-Mails einfach digital diktieren und in meinem Schreibbüro schreiben lassen. Nach dem Diktieren können Sie die Audiodateien verschlüsselt und damit sehr sicher an mein Schreibbüro übermitteln.

Außerdem gibt es einige andere Maßnahmen, mit denen der Zeitaufwand zur Bearbeitung der Mails reduziert werden kann. Ich habe in meinem Schreibbüro getestet und gebe Ihnen diese Tipps gern weiter:

• Der permanente Abruf der Mails erweist sich als sehr störend bei den normalen Arbeitsabläufen. Deshalb ist es ratsam, die Einstellungen im Mailprogramm so zu verändern, dass der Abruf in bestimmten Intervallen erfolgt. So können Sie mehrere E-Mails im Block abarbeiten und die notwendigen Antworten diktieren oder selbst schreiben.
• Ungewollte Mails können und sollten verhindert werden. Bekommen Sie Newsletter, die Sie nicht brauchen, bestellen Sie diese ab. Gibt es bei ausländischen Absendern keinen Link dafür, nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihr Mailaccount zur Sperrung einzelner Absender bietet. Auch die konsequente Nutzung der Spam-Filter ist ein gutes Mittel, um unerwünschte digitale Posteingänge zu verhindern. Viele Mailprogramme bringen dafür einen Lerneffekt mit, indem sie die Mails, die regelmäßig ungelesen gelöscht werden, nach einer gewissen Zeit automatisch in den Spam-Ordner verschieben. Alternativ ist eine manuelle Markierung als Spam möglich.
• Je besser die Mails sortiert sind, desto schneller werden sie bei Bedarf gefunden. Es bietet sich deshalb an, im Mailprogramm Unterordner anzulegen. Die gewählte Struktur sollte möglichst mit der Struktur identisch sein, die Sie auch bei Ihrer papierenen Ablage verwenden. Die meisten Mailprogramme bieten heute verschiedene Möglichkeiten, die Ordner farbig zu kennzeichnen. Auch Hilfsmittel zur Markierung wichtiger einzelner E-Mails werden dafür angeboten.
• Die im Laufe eines Arbeitstages eingegangenen E-Mails sollten optimalerweise zum Feierabend bearbeitet sein. Auch ist es ratsam, den Spam-Ordner und den Ordner „gelöschte Mails“ regelmäßig zu leeren. Ideal sind Mailprogramme, die eine Synchronisation der Offline-Daten mit den Daten im Mailaccount auf dem Server des Providers automatisch vornehmen.
• Um Ihnen und Ihren Kommunikationspartnern den Umgang mit der Flut an E-Mails zu erleichtern, sollten Sie aussagekräftige Angaben für die Betreffzeile wählen. Auch der Aufbau einer Mail analog zum papierenen Geschäftsbrief erweist sich als nützliche Hilfe. Eine Gliederung mit Zwischenüberschriften und Absätzen erleichtert den schnellen Überblick über die Inhalte.
• Mit jeder Mail, die Sie selbst verschicken, provozieren Sie Antworten, die dann wiederum von Ihnen bearbeitet werden müssen. Der Versand von Massenmails über hinterlegte Verteilerlisten sollte deshalb gründlich überlegt werden, zumal er noch das Risiko birgt, selbst beispielsweise im Barracuda-Index als Spam-Versender zu landen. Gute Mailprogramme bieten die Chance, mehrere Verteilerlisten anzulegen.
• Ein „Zeitfresser“ beim Absender und beim Empfänger sind große Dateianhänge. Sie blockieren Rechenleistung und Kapazitäten in den lokalen Netzwerken sowie im gesamten Internet. Umfangreiche Dateien sollten deshalb in komprimierter Form verschickt werden. Dabei hat sich das ZIP-Format sehr bewährt. Auch das Volumen eines im Office-Paket erstellten Dokuments lässt sich durch die Umwandlung in ein PDF reduzieren. Alternativ gibt es Upload-Plattformen, auf denen die Dateien für den Empfänger hinterlegt werden können. Sie bieten sich vor allem dann an, wenn beim Adressaten die Kapazität der Mailanhänge im Mailaccount begrenzt wird.
• Nicht immer ist der Versand einer E-Mail notwendig. Viele Dinge lassen sich in einem persönlichen Gespräch oder einem kurzen Telefonat viel schneller klären. Der unmittelbare Dialog ist vor allem dann ratsam, wenn es sich um komplexe Sachverhalte handelt, zu denen es mit hoher Wahrscheinlichkeit viele Rückfragen gibt.

Mein Fazit: Der notwendige Aufwand beim Umgang mit E-Mails lässt sich mit sehr einfachen Maßnahmen spürbar reduzieren. Dadurch werden Kapazitäten frei, die für die eigentliche Arbeit genutzt werden können. Das steigert die Effizienz und wirkt sich förderlich auf die Umsätze und Gewinne aus.